H PRAKTIKER Hellas αποτελεί το Νo. 1 δίκτυο τεχνικών πολυκαταστημάτων στην Ελλάδα και αριθμεί 14 καταστήματα, 45.000 προϊόντα και περισσότερους από 6.000.000 πελάτες ετησίως.
Με σημείο αναφοράς και την περιβαλλοντική ευαισθησία της εταιρείας, επιθυμία της ήταν η εύρεση μιας πράσινης λύσης ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, η οποία θα κάλυπτε τις ανάγκες της για την εξοικονόμηση διαχειριστικού χρόνου, κόστους αλλά και χώρου φυσικής αρχειοθέτησης. Όλα αυτά, με δεδομένη τη δυνατότητα επέκτασης της λύσης, τόσο και στα τιμολόγια που λαμβάνει η Praktiker από τους προμηθευτές της, όσο και στα τιμολόγια που αποστέλλει προς τους συνεργάτες της, αποσκοπώντας στην πλήρη αποϋλοποίηση του χάρτινου εντύπου πάντα με γνώμονα και την υπάρχουσα διαδικασία αυτόματης καταχώρησης παραστατικών μέσω της υπηρεσίας i-Connect.
Η εφαρμογή μιας τέτοιας λύσης ήταν αρκετά ιδιαίτερη, καθώς η τεχνολογική υποδομή αλλά και η κατάσταση των παραστατικών δεν ήταν σε όλα τα καταστήματα οι ίδιες. Η πρόκληση λοιπόν, ήταν η λύση της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης που θα επέλεγε, όχι απλώς να υλοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές τεχνολογικές υποδομές αλλά να λειτουργεί ορθώς σε καθημερινή βάση παρέχοντας ανελλιπώς βασικά χαρακτηριστικά, όπως η άμεση αναζήτηση και ανάκτηση παραστατικών από παντού, η ποιοτικότερη αξιοποίηση των ανθρωπίνων πόρων κτλ.
Χαρακτηριστικά υποδομής
- Έκδοση παραστατικών από τα κεντρικά και δεκατέσσερα (14) καταστήματα.
- Ιδιαίτερη τεχνολογική υποδομή (αρκετοί και διαφορετικοί φορολογικοί μηχανισμοί, εκτυπωτές, 2 ERP συστήματα).
- Περισσότερα από 1.500.000 παραστατικά ετησίως.
- Παραλαβή περισσότερων από 20.000 ηλεκτρονικών τιμολογίων από περισσότερους από 10 προμηθευτές.
Ανάγκη
Βάσει των χαρακτηριστικών της εταιρείας και της δυναμικής της εμπορικής δραστηριότητας, βασική ανάγκη της ήταν η επίτευξη οικονομιών κλίμακας σε όλη τη διαδικασία αρχειοθέτησης και αποστολής παραστατικών.
Συγκεκριμένα:
- Κεντρικό σημείο ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης όλων των
- παραστατικών που εκδίδει (από όλα τα σημεία έκδοσης) και λαμβάνει.
- Αυτοματοποίηση διαδικασιών ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης και ελέγχου της διαδικασίας.
- Εξοικονόμηση κόστους και χρόνου με παράλληλη βέλτιστη αξιοποίηση ανθρωπίνων πόρων από την διαδικασία αναζήτησης και ανάκτησης των παραστατικών.
Archiving Connect (Outgoing & Incoming)
Με τη λύση Archiving Connect, η Praktiker Hellas:
- Αυτοματοποίησε τις διαδικασίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης όλων των λογιστικών παραστατικών της.
- Έχει ένα κεντρικό σημείο διαχείρισης των παραστατικών που εκδίδονται έχοντας τον απόλυτο έλεγχο για κάθε βήμα της διαδικασίας τιμολόγησης από την έκδοση των παραστατικών μέχρι και την αποστολή τους.
- Έχει ήδη προχωρήσει στην επέκταση της λύσης στην ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και των ηλεκτρονικών τιμολογίων που λαμβάνει από τους προμηθευτές της, απολαμβάνοντας παρόμοια οφέλη όπως αυτοματοποιημένο έλεγχο, άμεση αναζήτηση, οργανωμένη αρχειοθέτηση κτλ.
- Μπορεί άμεσα, εύκολα και γρήγορα να ξεκινήσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση με τους συνεργάτες της, χρησιμοποιώντας την υπηρεσία Paperless Connect.
Οφέλη
- Σημαντική εξοικονόμηση κόστους (>65%) της ηλεκτρονική αρχειοθέτησης των λογιστικών παραστατικών από:
- Την κατάργηση εκτύπωσης των αντιγράφων των παραστατικών (π.χ. χαρτί, μελάνι, αναλώσιμα κτλ).
- Την ελαχιστοποίηση του χρόνου διαχείρισης και ανάκτησης των παραστατικών.
- Τον φυσικό χώρο αρχειοθέτησης (π.χ. κλασέρ, ντουλάπες, αποθήκες κτλ).
- Συνολική εξοικονόμηση κόστους από την διαδικασία έκδοσης και αρχειοθέτησης παραστατικών >40.000€/έτος.
- Ενίσχυση της εταιρικής κοινωνικής ταυτότητας της επιχείρησης καθώς εφαρμόζοντας μια πιο φιλική προς το περιβάλλον λύση, εξοικονομεί:
- 150 Τόνους CO2
- 600 Δέντρα
- 1875 Τόνους Νερό.
“Η λύση Archiving Connect της IS Impact, έχει καλύψει πλήρως τις ανάγκες μας για ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των παραστατικών που εκδίδονται τόσο από τα κεντρικά, όσο και από τα δέκα τέσσερα (14) καταστήματα λιανικής, καθώς και αυτών που λαμβάνουμε από τους προμηθευτές μας. Έτσι, έχουμε ένα πολύ δυνατό, αλλά ταυτόχρονα εύχρηστο εργαλείο, το οποίο έχει μειώσει εντυπωσιακά τις ανάγκες σε χρόνο και χώρο, αλλά και συνολικά το διαχειριστικό κόστος της αναζήτησης και ανάκτησης των αρχειοθετημένων μας παραστατικών.”
Ευσταθία Μαρμαγγιόλη Accounting Manager
ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΣΤΑ ΕΡΓΑ
