Η Pharmathen ΑΕ είναι μια από τις μεγαλύτερες ελληνικές φαρμακοβιομηχανίες με δυναμική παρουσία τόσο στην Ελλάδα όσο και παγκοσμίως.
Η έντονη εξαγωγική και εμπορική της δραστηριότητα, προϋποθέτει την δημιουργία εκείνης της υποδομής και των εσωτερικών διαδικασιών, που θα της επιτρέπει να παρέχει ολοκληρωμένη και έγκαιρη εξυπηρέτηση στις συναλλαγές με τους πελάτες και τους προμηθευτές της, σε παγκόσμιο επίπεδο. Μια τέτοια διαδικασία είναι και εκείνη της τιμολόγησης των προϊόντων που παράγει και διανέμει στους πελάτες της.
Χαρακτηριστικά υποδομής
- Όμιλος εταιρειών με περισσότερα από τέσσερα (4) ΑΦΜ.
- Περισσότερα από δέκα (10) σημεία έκδοσης λογιστικών παραστατικών (τιμολόγια, δελτία διακίνησης κτλ) τα οποία βρίσκονται σε διάφορες εγκαταστάσεις της εταιρείας.
- Έκδοση και αποστολή παραστατικών σε οργανισμούς/εταιρείες σε Ελλάδα και Εξωτερικό.
- Περισσότερα από 10.000 παραστατικά ετησίως.
Ανάγκη
Βάσει των χαρακτηριστικών της εταιρείας και της δυναμικής της εμπορικής δραστηριότητας, βασική ανάγκη της ήταν η επίτευξη οικονομιών κλίμακας σε όλη την διαδικασία αρχειοθέτησης και αποστολής παραστατικών.
Συγκεκριμένα:
- Κεντρικό σημείο ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης όλων των παραστατικών που εκδίδει.
- Αυτοματοποίηση διαδικασιών ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, αποστολής τιμολογίων και ελέγχου της διαδικασίας.
- Αυτοματοποιημένη, ασφαλής και έγκυρη διαδικασία ηλεκτρονικής αποστολής τιμολογίων σε εγχώριους πελάτες αλλά και σε εταιρείες του εξωτερικού.
- Εξοικονόμηση κόστους και χρόνου με παράλληλη βέλτιστη αξιοποίηση ανθρωπίνων πόρων από την διαδικασία αναζήτησης, ανάκτησης και επιβεβαίωσης παραλαβής των τιμολογίων από τους πελάτες.
Archiving Connect και Paperless Connect
Με τις λύσεις Archiving Connect και Paperless Connect, η Pharmathen ΑΕ:
- Αυτοματοποίησε τις διαδικασίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης όλων των λογιστικών παραστατικών της και της αποστολής τιμολογίων στους πελάτες της.
- Έχει ένα κεντρικό σημείο διαχείρισης των παραστατικών που εκδίδονται έχοντας τον απόλυτο έλεγχο για κάθε βήμα της διαδικασίας τιμολόγησης από την έκδοση των παραστατικών μέχρι και την αποστολή τους.
- Έχει άμεση πληροφόρηση για την κατάσταση των τιμολογίων που αποστέλλει μέσω ενός πλήρους ιστορικού κινήσεων τους (από την στιγμή που αποστέλλεται μέχρι και το πότε και ποιος παραλήπτης άνοιξε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο).
- Μπορεί εύκολα, γρήγορα και απλά να βρει και να ξεκινήσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση και με άλλους συνεργάτες της καθώς μέσω της πρωτοποριακής υπηρεσίας Paperless Connect έχει πρόσβαση στην κοινότητα των επιχειρήσεων που εφαρμόζουν Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στην Ελλάδα και στο εξωτερικό.
Οφέλη
- Σημαντική Εξοικονόμηση Κόστους (>65%) της ηλεκτρονική αρχειοθέτησης των λογιστικών παραστατικών από:
- Την κατάργηση εκτύπωσης των παραστατικών που αποστέλλει ηλεκτρονικά αλλά και από τα αντίγραφα των υπολοίπων που αρχειοθετεί ηλεκτρονικά.
- Την μείωση κόστους εκτύπωσης (π.χ. χαρτί, μελάνι, αναλώσιμα κτλ).
- Την μείωση χρόνου διαχείρισης και ανάκτησης των παραστατικών.
- Τον φυσικό χώρο αρχειοθέτησης (π.χ. κλασέρ, ντουλάπες, αποθήκες κτλ).
- Μείωση κόστους αποστολής ηλεκτρονικών παραστατικών (από ~3€/παραστατικό σε 0,20 €/παραστατικό).
- Συνολική εξοικονόμηση κόστους από την διαδικασία έκδοσης, αρχειοθέτησης, αποστολής και επιβεβαίωσης παραλαβής τιμολογίων ~40.000€/έτος.
- Ενίσχυση της εταιρικής κοινωνικής ταυτότητας της επιχείρησης καθώς εφαρμόζοντας μια πιο φιλική προς το περιβάλλον λύση, εξοικονομεί:
- 1 Τόνο CO2
- 4 Δέντρα
- 12.5 Τόνους Νερό.
“Μέσω της εφαρμογής Paperless Connect της Impact, η Pharmathen SA προχώρησε στην άυλη ηλεκτρονική αποστολή των τιμολογίων μας τόσο σε πελάτες του εξωτερικού όσο και σε ελληνικούς πελάτες, καθώς και στην ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των παραστατικών της.
Η υλοποίηση του έργου αυτού βελτιστοποίησε την διαδικασία τιμολόγησης και εξυπηρέτησης των πελατών, ελάττωσε τον όγκο χαρτιού που καταναλώνεται σε άσκοπες εκτυπώσεις και θα μειώσει σημαντικά λειτουργικά κόστη, προωθώντας ακόμα περισσότερο την περιβαλλοντική ευθύνη του οργανισμού.”
Παπαϊωάννου Κωνσταντίνος, Group CIO | Τσαπατώρης Βασίλειος, Business Applications Supervisor, Pharmathen SA
ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΣΤΑ ΕΡΓΑ
