Η GENESIS PHARMA A.E. είναι η πρώτη ελληνική φαρμακευτική εταιρεία που ειδικεύεται στην προώθηση, πώληση και διανομή φαρμακευτικών προϊόντων βιοτεχνολογίας.
Προκειμένου η εταιρεία να διατηρήσει την ηγετική της θέση σε νοσοκομειακές πωλήσεις στην χώρα, κρίθηκε απαραίτητη η δημιουργία της κατάλληλης υποδομής και των διαδικασιών αυτών που θα υποστηρίξουν αποτελεσματικά των πώληση και διακίνηση των προϊόντων στους πελάτες τους. Μια από αυτές τις διαδικασίες αποτελεί και η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και διαχείριση των παραστατικών που εκδίδει η επιχείρηση.
Χαρακτηριστικά υποδομής
- Ένα (1) κεντρικό σημείο έκδοσης παραστατικών.
- Περισσότερα από 40.000 παραστατικά το χρόνο.
- Έκδοση μεγάλου όγκου παραστατικών διακίνησης (Δελτία Αποστολής).
- Έκδοση και αποστολή παραστατικών σε νοσοκομειακούς οργανισμούς.
Ανάγκη
Βάσει των χαρακτηριστικών της εταιρείας και της δυναμικής εμπορικής της δραστηριότητας, βασική ανάγκη της ήταν η βελτιστοποίηση της διαδικασίας αρχειοθέτησης και ανάκτησης των παραστατικών που εκδίδουν καθώς επίσης και των Δελτίων Αποστολής που παραλαμβάνει υπογεγραμμένα από τους πελάτες της.
Συγκεκριμένα:
- Αυτοματοποίηση διαδικασιών ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης των παραστατικών που εκδίδει.
- Διαδικασία αυτόματης ψηφιοποίησης και ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης των Δελτίων Αποστολής που επιστρέφουν υπογεγραμμένα από τους πελάτες.
- Διαδικασίας αυτόματης και έγκυρης επισύναψης των υπογεγραμμένων Δελτίων Αποστολής στα ήδη ηλεκτρονικά αρχειοθετημένα Τιμολόγια Πώλησης που τα αφορούν για την άμεση ανάκτηση τους όποτε αυτή κριθεί απαραίτητη για την αποπληρωμή των σχετικών παραστατικών από τους πελάτες.
- Εξοικονόμηση κόστους και χρόνου με παράλληλη βέλτιστη αξιοποίηση ανθρωπίνων πόρων από την διαδικασία αναζήτησης, ανάκτησης του συνόλου των αρχειοθετημένων παραστατικών.
Archiving Connect
Με την λύση του Archiving Connect, η GENESIS PHARMA A.E.:
- Αυτοματοποίησε τις διαδικασίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης όλων των λογιστικών παραστατικών που εκδίδει στους πελάτες της.
- Βελτιστοποίησε τις διαδικασίες παραλαβής και αρχειοθέτησης των Δελτίων Αποστολής που παραλαμβάνει υπογεγραμμένα από τους πελάτες της.
- Διαχειρίζεται αποτελεσματικότερα τον παραγωγικό χρόνο του προσωπικού μέσα από την άμεση ανάκτηση και διαχείριση των ηλεκτρονικά αρχειοθετημένων παραστατικών και των υπογεγραμμένων αντιγράφων τους.
- Μπορεί εύκολα, γρήγορα και απλά να ξεκινήσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση προς τους πελάτες, μέσω της πρωτοποριακής υπηρεσίας Paperless Connect, καθώς το Archiving Connect αποτελεί μια e-Invoicing Ready λύση και παρέχει ήδη ενσωματωμένη διασύνδεση με την εν λόγω υπηρεσία.
Οφέλη
- Σημαντική Εξοικονόμηση Κόστους (>65%) της ηλεκτρονική αρχειοθέτησης των λογιστικών παραστατικών από:
- Την κατάργηση εκτύπωσης των παραστατικών που αποστέλλει ηλεκτρονικά αλλά και από τα αντίγραφα των υπολοίπων που αρχειοθετεί ηλεκτρονικά.
- Την μείωση κόστους εκτύπωσης (π.χ. χαρτί, μελάνι, αναλώσιμα κτλ).
- Την μείωση χρόνου διαχείρισης και ανάκτησης των παραστατικών.
- Τον φυσικό χώρο αρχειοθέτησης (π.χ. κλασέρ, ντουλάπες, αποθήκες κτλ).
- Συνολική εξοικονόμηση κόστους διαχείρισης τω υπογεγραμμένων Δελτίων Αποστολής και των σχετικών τους παραστατικών
- (Τιμολογίων Πώλησης) από:
- Την μείωση χρόνου αρχειοθέτησης και επισύναψης τους στα σχετικά παραστατικά.
- Την μείωση χρόνου ανάκτησης και διαχείρισης τους.
- Την μείωση χρόνου διεκπεραίωσης και αποπληρωμής τους από τους πελάτες.
- Συνολική εξοικονόμηση κόστους από την διαδικασία έκδοσης, αρχειοθέτησης, παραστατικών > 40.000€/έτος.
- Ενίσχυση της εταιρικής κοινωνικής ταυτότητας της επιχείρησης καθώς εφαρμόζοντας μια πιο φιλική προς το περιβάλλον λύση, εξοικονομεί:
- 2 Τόνους CO2
- 8 Δέντρα
- 25 Τόνους Νερό.
ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΣΤΑ ΕΡΓΑ
