Η FRIESLAND CAMPINA HELLAS AE είναι μια από τις μεγαλύτερες ελληνικές βιομηχανίες τροφίμων γάλακτος με περισσότερα από 80 χρόνια παρουσίας στην Ελλάδα.
Έχοντας έντονη εμπορική δραστηριότητα με πανελλαδική παρουσία, σε συνάρτηση και με τις εσωτερικές διαδικασίες του οικονομικού τμήματος και συγκεκριμένα της διαδικασίας έκδοσης, αποστολής και έγκρισης τιμολογίων, η εταιρεία επιθυμούσε να εφαρμόσει μία λύση, η οποία να τις αυτοματοποιεί στο μέγιστο δυνατό βαθμό, εξοικονομώντας της παράλληλα χρόνο και κόστος.
Χαρακτηριστικά εταιρείας
- Εννέα (9) σημεία έκδοσης.
- SAP ERP το οποίο διαχειρίζεται από το εξωτερικό.
- Περισσότερα από 350.000 παραστατικά ετησίως.
- Εφαρμογή και υπηρεσίας i-Connect για την αποστολή πληροφοριών τιμολογίων (EDI Invoicing) σε πελάτες της.
- Παραλαβή ηλεκτρονικών τιμολογίων προμηθευτές της μέσω email και μέσω υπηρεσίας Paperless Connect.
- Εσωτερική διαδικασία εγκρίσεων εισερχομένων τιμολογίων.
Ανάγκη
Βάσει των χαρακτηριστικών της εταιρείας και της δυναμικής της εμπορικής της δραστηριότητας, βασική ανάγκη της ήταν η εξοικονόμηση λειτουργικού κόστους παράλληλα με την αυτοματοποίηση και βελτιστοποίηση των εσωτερικών της οικονομικών διαδικασιών.
Συγκεκριμένα:
- Κεντρικό σημείο ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης όλων των παραστατικών που εκδίδει από όλα τα σημεία έκδοσης αλλά και εκείνων που λαμβάνει ηλεκτρονικά.
- Αυτοματοποίηση διαδικασιών ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, αποστολής τιμολογίων και ελέγχου της διαδικασίας.
- Αυτοματοποιημένη, ασφαλής και έγκυρη διαδικασία ηλεκτρονικής αποστολής τιμολογίων στους πελάτες της με αυτόματο έλεγχο των πληροφοριών μεταξύ των άυλων ηλεκτρονικών τιμολογίων και της EDI πληροφορίας τους.
- Μετατροπή της διαδικασίας εγκρίσεων εισερχομένων τιμολογίων σε αυτόματη, εύχρηστη και ηλεκτρονική διαδικασία.
- Εξοικονόμηση κόστους και χρόνου με παράλληλη βέλτιστη αξιοποίηση ανθρωπίνων πόρων από την διαδικασία αναζήτησης, ανάκτησης και επιβεβαίωσης παραλαβής των τιμολογίων από τους πελάτες.
Archiving Connect και Paperless Connect
Με τις λύσεις Archiving Connect και Paperless Connect, η FRIESLANDCAMPINA ΑΕ:
- Έχει ένα κεντρικό σημείο ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης όλων των λογιστικών παραστατικών που εκδίδει από τα διαφορετικά σημεία έκδοσης, εκείνων που λαμβάνει ηλεκτρονικά αλλά ακόμα και εκείνων που λαμβάνει σε έντυπη μορφή.
- Αυτοματοποίησε τις εσωτερικές διαδικασίες εγκρίσεων των εισερχομένων τιμολογίων.
- Έχει απόλυτο έλεγχο για κάθε βήμα της διαδικασίας τιμολόγησης από την έκδοση των παραστατικών μέχρι και την αποστολή τους.
- Αποστέλλει περισσότερα από 13.000 ηλεκτρονικά τιμολόγια στους πελάτες της έχοντας αυξητική τάση.
- Έχει άμεσα τον έλεγχο μεταξύ των paperless τιμολογίων και της EDI πληροφορίας τους.
- Έχει άμεση πληροφόρηση για την κατάσταση των τιμολογίων που αποστέλλει μέσω ενός πλήρους ιστορικού κινήσεων τους (από την στιγμή που αποστέλλεται μέχρι και το πότε και ποιος παραλήπτης άνοιξε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο).
- Μπορεί εύκολα, γρήγορα και απλά να βρει και να ξεκινήσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση και με άλλους συνεργάτες της καθώς μέσω της πρωτοποριακής υπηρεσίας Paperless Connect έχει πρόσβαση στην κοινότητα των επιχειρήσεων που εφαρμόζουν Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στην Ελλάδα και στο εξωτερικό.
Οφέλη
- Σημαντική Εξοικονόμηση Κόστους (>65%) της ηλεκτρονική αρχειοθέτησης των λογιστικών παραστατικών από:
- Την κατάργηση εκτύπωσης των παραστατικών που αποστέλλει ηλεκτρονικά αλλά και από τα αντίγραφα των υπολοίπων που αρχειοθετεί ηλεκτρονικά.
- Την μείωση κόστους εκτύπωσης (π.χ. χαρτί, μελάνι, αναλώσιμα κτλ).
- Την μείωση χρόνου διαχείρισης και ανάκτησης των παραστατικών.
- Τον φυσικό χώρο αρχειοθέτησης (π.χ. κλασέρ, ντουλάπες, αποθήκες κτλ).
- Μείωση κόστους αποστολής ηλεκτρονικών παραστατικών (από ~3€/παραστατικό σε 0,30 €/παραστατικό).
- Συνολική εξοικονόμηση κόστους από την διαδικασία έκδοσης, αρχειοθέτησης, αποστολής και επιβεβαίωσης παραλαβής τιμολογίων ~50.000€/έτος.
- Ενίσχυση της εταιρικής κοινωνικής ταυτότητας της επιχείρησης καθώς εφαρμόζοντας μια πιο φιλική προς το περιβάλλον λύση, εξοικονομεί:
- 1 Τόνο CO2
- 5 Δέντρα
- 16 Τόνους Νερό.
ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΣΤΑ ΕΡΓΑ
