Η ΑΒ ΒΑΣΙΛΟΠΟΥΛΟΣ είναι μια από τις μεγαλύτερες αλυσίδες λιανεμπορίου στην Ελλάδα, με 75 χρόνια παρουσίας στην Ελλάδα. Η αλυσίδα AB ΒΑΣΙΛΟΠΟΥΛΟΣ χρησιμοποιεί την Paperless Connect υπηρεσία αφενός για να λαμβάνει ηλεκτρονικά τιμολόγια από τους προμηθευτές της, αφετέρου για να στέλνει άυλα ηλεκτρονικά τιμολόγια στα franchise καταστήματα που διαθέτει, αλλά και Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών που εκδίδει προς τους προμηθευτές της.
Η ιδιαιτερότητα στη συγκεκριμένη εφαρμογή έγκειτο στο ότι στην περίπτωση των franchise είχαμε λίγους παραλήπτες που είχαν απλή υποδομή, αλλά δέχονταν μεγάλους όγκους παραστατικών, ενώ από τη μεριά των προμηθευτών είχαμε μικρό όγκο παραστατικών προς μεγάλο αριθμό παραληπτών. Η ένταξη και των δυο στην υπηρεσία Paperless Connect έγινε άμεσα, επιδεικνύοντας την ανεξαρτησία της από παράγοντες όπως το μέγεθος και η τεχνολογική υποδομή του παραλήπτη.
Χαρακτηριστικά εταιρείας
- SAP ERP το οποίο διαχειρίζεται από το εξωτερικό.
- Περισσότερα από 70.000 τιμολόγια ετησίως.
- Εφαρμογή και υπηρεσίας i-Connect για την παραλαβή πληροφοριών τιμολογίων (EDI Invoicing) από προμηθευτές της.
- Παραλαβή ηλεκτρονικών τιμολογίων από προμηθευτές της μέσω υπηρεσίας Paperless Connect.
- Αποστολή τιμολογίων προς τα franchise καταστήματα, αλλά και τιμολογίων παροχής υπηρεσιών προς τους προμηθευτές της.
Ανάγκη
Βάσει των χαρακτηριστικών της εταιρείας και της δυναμικής εμπορικής της δραστηριότητας, βασική ανάγκη της ήταν η εξοικονόμηση λειτουργικού κόστους παράλληλα με την αυτοματοποίηση και βελτιστοποίηση των εσωτερικών της οικονομικών διαδικασιών.
Συγκεκριμένα:
- Αυτοματοποίηση διαδικασιών ηλεκτρονικής αποστολής τιμολογίων και ελέγχου της διαδικασίας.
- Αυτοματοποιημένη, ασφαλής και έγκυρη διαδικασία ηλεκτρονικής
- αποστολής τιμολογίων προς franchise και προμηθευτές της.
- Εξοικονόμηση κόστους και χρόνου με παράλληλη βέλτιστη αξιοποίηση ανθρωπίνων πόρων από την διαδικασία επιβεβαίωσης παραλαβής των τιμολογίων από τους παραλήπτες των τιμολογίων της.
- Αυτοματοποιημένη, ασφαλής και έγκυρη διαδικασία ηλεκτρονικής παραλαβής τιμολογίων από προμηθευτές της με αυτόματο έλεγχο των πληροφοριών μεταξύ των άυλων ηλεκτρονικών τιμολογίων και της EDI πληροφορίας τους.
Paperless Connect
Με την υπηρεσία Paperless Connect, η ΑΒ ΒΑΣΙΛΟΠΟΥΛΟΣ:
- Έχει απόλυτο έλεγχο για κάθε βήμα της διαδικασίας τιμολόγησης από την έκδοση των παραστατικών μέχρι και την αποστολή τους.
- Αποστέλλει περισσότερα από 70.000 ηλεκτρονικά τιμολόγια σε ετήσια βάση σε franchise και προμηθευτές της, έχοντας αυξητική τάση.
- Έχει άμεση πληροφόρηση για την κατάσταση των τιμολογίων που αποστέλλει μέσω ενός πλήρους ιστορικού κινήσεων τους (από την στιγμή που αποστέλλεται μέχρι και το πότε και ποιος παραλήπτης άνοιξε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο).
- Μπορεί εύκολα, γρήγορα και απλά να βρει και να ξεκινήσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση και με άλλους συνεργάτες της καθώς μέσω της πρωτοποριακής υπηρεσίας Paperless Connect έχει πρόσβαση στην κοινότητα των επιχειρήσεων που εφαρμόζουν Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στην Ελλάδα και στο εξωτερικό.
- Ειδικά για τα εισερχόμενα ηλεκτρονικά τιμολόγια από τους προμηθευτές της, έχει άμεσα τον έλεγχο των πληροφοριών μεταξύ των άυλων ηλεκτρονικών τιμολογίων και της EDI πληροφορίας που λαμβάνει μέσω της υπηρεσίας i-Connect.
Οφέλη
- Μείωση κόστους αποστολής ηλεκτρονικών παραστατικών (από ~3€/παραστατικό σε λιγότερο από 0,30 €/παραστατικό).
- Συνολική εξοικονόμηση κόστους από την διαδικασία έκδοσης, αρχειοθέτησης, αποστολής και επιβεβαίωσης παραλαβής τιμολογίων ~50.000€/έτος.
- Ενίσχυση της εταιρικής κοινωνικής ταυτότητας της επιχείρησης καθώς εφαρμόζοντας μια πιο φιλική προς το περιβάλλον λύση, εξοικονομεί:
- 6 Τόνους CO2
- 24 Δέντρα
- 75 Τόνους Νερό.
“Με την οργανωμένη και συνολική λύση της Information Systems Impact για την άυλη ηλεκτρονική τιμολόγηση και την αυτόματη καταχώρηση των πληροφοριών των τιμολογίων στο σύστημα μας, εξοικονομήσαμε σημαντικό χρόνο από την αυτόματη καταχώρηση και από τον άμεσο και έγκυρο έλεγχο των πληροφοριών.
Επιπλέον, η εκμετάλλευση της ασφαλούς πλατφόρμας για την αποστολή άυλων ηλεκτρονικών τιμολογίων στους franchisees της αλυσίδας και η μείωση του λειτουργικού κόστους όλης της διαδικασίας, έκανε την ΑΒ ΒΑΣΙΛΟΠΟΥΛΟΣ να αγκαλιάσει ακόμα περισσότερο την Paperless@connect, δηλώνοντας ότι η Information Systems Impact δίχως άλλο έχει δημιουργήσει μια συνολική, οργανωμένη και φιλική προς το χρήστη και το περιβάλλον λύση, στοιχεία που χαρακτηρίζουν και την εταιρική κοινωνική ευθύνη της ΑΒ ΒΑΣΙΛΟΠΟΥΛΟΣ.”
Μανώλης Καρυδάκης, Accounting & Tax Director, ΑΒ Βασιλόπουλος
ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΣΤΑ ΕΡΓΑ
