Η ΑΘΗΝΑΪΚΗ ΖΥΘΟΠΟΙΙΑ Α.Ε. είναι μια από τις σημαντικότερες εταιρείες παραγωγής και εμπορίας μπύρας στην ελληνική αγορά, με έντονη εμπορική δραστηριότητα τόσο στην Ελλάδα όσο και στο εξωτερικό.
Η ανοδική πορεία της εταιρείας, καθιστούν αναγκαία την δημιουργία της υποδομής και των διαδικασιών αυτών που θα υποστηρίξουν αποτελεσματικά τις ολοένα και αυξανόμενες πωλήσεις των προϊόντων της, οι οποίες προέρχονται από ένα εκτεταμένο δίκτυο διανομής. Διαδικασίες όπως είναι η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και αποστολή των παραστατικών και η παρακολούθηση των πωλήσεων συνεργατών.
Χαρακτηριστικά υποδομής
- Εκτεταμένο δίκτυο πωλήσεων μέσω αντιπροσώπων.
- Έκδοση και αποστολή παραστατικών προς μεγάλες αλυσίδες λιανεμπορίου.
- Ένα (1) κεντρικό σημείο έκδοσης λογιστικών παραστατικών.
- Περισσότερα από 900.000 παραστατικά ετησίως.
Ανάγκη
Βάσει των χαρακτηριστικών της εταιρείας και της δυναμικής της εμπορικής δραστηριότητας, βασική ανάγκη της ήταν η επίτευξη οικονομιών κλίμακας σε όλη την διαδικασία αρχειοθέτησης και αποστολής παραστατικών καθώς επίσης και η αποτελεσματική παρακολούθηση των στοιχείων πωλήσεων μέσω συνεργατών.
Συγκεκριμένα:
- Κεντρικό σημείο ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης όλων των παραστατικών που εκδίδει και λαμβάνει ηλεκτρονικά.
- Αυτοματοποίηση διαδικασιών ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης των παραστατικών που εκδίδει και δυνατότητα αναδρομικής ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης των παρελθοντικών παραστατικών.
- Αυτοματοποιημένη, ασφαλής και έγκυρη διαδικασία ηλεκτρονικής αποστολής των τιμολογίων που εκδίδει προς αλυσίδες λιανεμπορίου, μαζί με τις πληροφορίες τους για την αυτόματη καταχώρηση τους στα μηχανογραφικά τους συστήματα.
- Βελτιστοποίηση των εσωτερικών διαδικασιών έγκρισης των τιμολογίων που λαμβάνει ηλεκτρονικά η εταιρεία.
- Εξοικονόμηση κόστους και χρόνου με παράλληλη βέλτιστη αξιοποίηση ανθρωπίνων πόρων από την διαδικασία αναζήτησης, ανάκτησης και επιβεβαίωσης παραλαβής των τιμολογίων από τους πελάτες.
- Αποτελεσματική διαχείριση και παρακολούθηση των στοιχείων και αποθεμάτων από τους αντιπροσώπους της.
Archiving Connect, Paperless Connect, i-Connect και Distributors Connect
Με την συνδυαστική εφαρμογή των λύσεων Archiving Connect, Paperless Connect και i-Connect, η ΑΘΗΝΑΪΚΗ ΖΥΘΟΠΟΙΑ A.E.:
- Αυτοματοποίησε τις διαδικασίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης όλων των λογιστικών παραστατικών που εκδίδει και λαμβάνει ηλεκτρονικά.
- Εξασφάλισε την δυνατότητα άμεσης ανάκτησης και διαχείρισης των παρελθοντικών παραστατικών μέσα από την αναδρομική ηλεκτρονική τους αρχειοθέτηση (Reverse Archiving), χωρίς να απαιτείται η ψηφιοποίηση τους μέσω scanner.
- Βελτιστοποίησε τις διαδικασίες αποστολής τόσο των ηλεκτρονικών τιμολογίων που αποστέλλει προς τις αλυσίδες λιανεμπορίου όσο και των πληροφοριών τους, προκειμένου να καταχωρούνται αυτόματα
στα μηχανογραφικά τους συστήματα για ταχύτερη συμφωνία υπολοίπου.
- Έχει άμεση πληροφόρηση για την κατάσταση των τιμολογίων που αποστέλλει μέσω ενός πλήρους ιστορικού κινήσεων τους (από την στιγμή που αποστέλλεται μέχρι και το πότε και ποιος παραλήπτης άνοιξε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο).
Ενώ με την πρωτοποριακή υπηρεσία Distributors Connect:
- Εξασφάλισε έγκαιρη και έγκυρη παραλαβή των στοιχείων πωλήσεων από τους αντιπροσώπους της.
- Παρακολουθεί αποτελεσματικότερα την αποδοτικότητα πωλήσεων των συνεργατών της.
Οφέλη
- Σημαντική Εξοικονόμηση Κόστους (>65%) της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης των λογιστικών παραστατικών από:
- Την κατάργηση εκτύπωσης των παραστατικών που αποστέλλει ηλεκτρονικά αλλά και από τα αντίγραφα των υπολοίπων που αρχειοθετεί ηλεκτρονικά.
- Την μείωση κόστους εκτύπωσης (π.χ. χαρτί, μελάνι, αναλώσιμα κτλ).
- Την μείωση χρόνου διαχείρισης και ανάκτησης των παραστατικών.
- Τον φυσικό χώρο αρχειοθέτησης (π.χ. κλασέρ, ντουλάπες, αποθήκες κτλ).
- Μείωση του διαχειριστικού κόστος για το σύνολο των παραστατικών, τόσο αυτών που εκδίδει όσο και αυτών που λαμβάνει ηλεκτρονικά η επιχείρηση.
-
- Σημαντική εξοικονόμηση του χρόνου ανάκτησης και διαχείριση των παρελθοντικών παραστατικών.
- Αποτελεσματικότερη παρακολούθηση και διαχείριση των πληροφοριών πωλήσεων και αποθεμάτων από τους αντιπροσώπους.
- Μείωση κόστους αποστολής ηλεκτρονικών παραστατικών (από ~3€/παραστατικό σε λιγότερο από 0,30 €/παραστατικό).
- Συνολική εξοικονόμηση κόστους από την διαδικασία έκδοσης, αρχειοθέτησης, αποστολής και επιβεβαίωσης παραλαβής τιμολογίων >70.000€/έτος.
- Ενίσχυση της εταιρικής κοινωνικής ταυτότητας της επιχείρησης καθώς εφαρμόζοντας μια πιο φιλική προς το περιβάλλον λύση, εξοικονομεί:
- 30 Τόνους CO2
- 120 Δέντρα
- 375 Τόνους Νερό.
ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΣΤΑ ΕΡΓΑ
