Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση
Η Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση, αναφέρεται στην αρχειοθέτηση της εικονικής μορφής των παραστατικών που εκδίδει ή λαμβάνει με ηλεκτρονικό τρόπο μια επιχείρηση και στην διατήρηση των νόμιμων παραστατικών (π.χ. τιμολόγια, δελτία αποστολής, αποδείξεις λιανικής κ.α.) στις εγκαταστάσεις της.
Βάσει της ΠΟΛ 1049/21-03-2006 αλλά και της νεότερης ΠΟΛ1158/21-07-2011, μπορεί να πραγματοποιηθεί η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των παραστατικών που εκδίδει ή λαμβάνει μια επιχείρηση μειώνοντας την εκτύπωση των σχετικών αντιτύπων τους.
Με τη συγκεκριμένη απόφαση δίνεται η δυνατότητα σε όλες τις ελληνικές επιχειρήσεις να μειώσουν ή ακόμα και να καταργήσουν την εκτύπωση των παραστατικών και την φυσική αρχειοθέτηση και να επιτύχουν:
-
Απλοποίηση, αυτοματοποίηση και την βελτίωση της διαδικασία αρχειοθέτησης και ανάκτησης παραστατικών
-
Εξοικονόμηση κόστους από την σημαντική μείωση ή και κατάργηση της εκτύπωσης των τιμολογίων (χαρτί, toner κτλ)
-
Εξοικονόμηση χώρου φυσικής αρχειοθέτησης τιμολογίων και γενικά παραστατικών (διατήρηση αντιγράφων σε ηλεκτρονική μορφή)
-
Ποιοτικότερη αξιοποίηση ανθρώπινου δυναμικού (άμεση και αυτόματη αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών τιμολογίων
-
Αποστολή των αρχειοθετημένων παραστατικών άυλα και ηλεκτρονικά
-
Αρχειοθέτηση των παραστατικών που λαμβάνει μια επιχείρηση άυλα και ηλεκτρονικά
Η Information Systems Impact υλοποιεί την Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση, μέσω της λύσης Archiving@connect, η οποία μπορεί να συνδυαστεί και με την υπηρεσία Paperless@connect για την επίτευξη περισσότερων ωφελειών για τις επιχειρήσεις.
